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Utilización de Zoom para reuniones virtuales

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En esta página intentamos explicar cómo realizar reuniones virtuales entre varios participantes, en modalidad de videoconferencia utilizando el servicio Zoom.

Preliminares

  1. Contar con un dispositivo con buena conexión a internet, puede ser un celular, tablet, notebook o PC. 
  2. Contar con cámara, micrófono y parlantes o auriculares. En celulares, tablets y notebooks ya están incluídos. En PCs deberán instalarse si ya no los tuvieran.
  3. Tendremos que instalar una aplicación en caso de celulares y tablets o un software específico en PCs y notebooks. La propuesta es utilizar el servicio Zoom.
  4. Se puede ganar tiempo experimentando la aplicación previamente con familiares y amigos, y hasta en soledad si se dispone de más de un dispositivo (más info abajo).
  5. La versión gratuita permite reuniones de hasta 100 usuarios y una duración máxima de 40 minutos.
  6. En ocasiones es posible que la aplicación conceda 15 minutos más. De cortarse la sesión por haberse agotado el tiempo, se podrá generar una nueva de inmediato.
  7. Para la reunión asegurarse de tener batería cargada (en caso de usar un móvil), y que otras personas que comparten el acceso a Internet no estén consumiendo muchos datos, por ej. descargando películas o viéndolas en streaming.
  8. Al usar un móvil para conectarse, procurar con tiempo un soporte o apoyo para el dispositivo, de modo de no tener que sostenerlo con la mano durante la sesión.

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Instalación de Zoom

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En móviles Android

  1. Cliquear en https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=es_AR
  2. Luego en botón Instalar (si no estuviera previamente instalado)

En móviles iPhone/iPad

  1. Cliquear en https://apps.apple.com/es/app/zoom-cloud-meetings/id546505307
  2. Luego en botón Instalar (si no estuviera previamente instalado)

En PCs y notebooks Windows/Mac

  1. Ingresar a https://zoom.us/es-es/meetings.html y registrarse como usuario, siguiendo las indicaciones para informar sus datos. En el proceso se enviará un mensaje automático a efectos de validar la dirección de mail.
  2. Buscar botón o link para descargar/instalar el software y completar el procedimiento. En caso de no encontrarlo instalar desde aquí para -> Windows o Mac.
En todos los casos aceptar los permisos que la aplicación solicite. De lo contrario no podría funcionar adecuadamente.

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Utilización en una reunión

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La apariencia de la aplicación puede cambiar un poco dependiendo del dispositivo y tamaño de pantalla.


Convocar reunión

  • Alguien deberá convocar a la reunión. Para ello, dentro de la aplicación deberá localizar un botón o link que diga "Nueva reunión" o "Programar reunión". 
  • En el primer caso la reunión se inicia de inmediato, apareciendo nuestra imagen en pantalla. 
  • En el segundo, la reunión se podrá programar para fecha y hora posterior.
  • Luego el convocante deberá emitir invitaciones a los que participarán de la reunión. Para ello dispone de varias opciones para invitar, entre ellas distribuir un número y contraseña de la reunión, o bien un link. La distribución podrá hacerse por distintos medios como e-mail, WhatsApp, etc.
Unirse a una reunión convocada

  • Si recibimos una invitación, por e-mail, WhatsApp, etc. como se explicó arriba ésta podrá tener la forma de número y contraseña, o bien de un link.
  • En el primer caso deberemos activar la aplicación Zoom y, si estamos en una PC o notebook deberemos "loguearnos", esto es, identificarnos con el mail y la contraseña que definimos al registrarnos en el sitio web de Zoom. Luego localizar y cliquear un botón o link que diga "Unirse a reunión" (o similar), entonces informar el número y la contraseña.
  • En el segundo caso, simplemente deberemos cliquear el link.
  • Hecho esto aparecerá nuestra imagen de la cámara en pantalla junto a las de todos los asistentes que al momento estén conectados. Sugerimos explorar los botones o controles que veamos en pantalla hasta familiarizarnos con ellos (no hay riesgo de dañar nada experimentando). 

Controles

  • Hay controles para activar y desactivar nuestro micrófono y nuestra cámara, para "levantar la mano", para ver en grande a un usuario en particular, para compartir, para invitar a otros usuarios, para chatear, y más. Estos controles podrán estar ocultos, aparecen al pie al tocar el centro de la pantalla en los móviles, o al mover el mouse en las PCs o notebooks (ver imagen arriba).
  • En móviles, al arrastrar la página horizontalmente con el dedo se puede alternar entre visualizar las imágenes de todos los participantes (modo Galería) y solamente del que está hablando (modo Hablante). En una PC/notebook se logra lo mismo cliqueando unos puntitos que aparecen al pie, o en un botón en el rincón superior derecho. 

Opciones de moderación

  • En pantallas grandes (PC y notebooks) hay más opciones disponibles que en móviles. Las versiones pagas del servicio ofrecen más opciones aún.
  • Típicamente el convocante será el moderador, quien dependiendo del dispositivo que use dispondrá de más o menos opciones para controlar el audio y la visualización de los demás participantes.

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Experimentación previa

Para familiarizarse con la aplicación y aprovechar al máximo las reuniones, es muy recomendable dedicar algo de tiempo a experimentar previamente con reuniones de prueba.


Estas podrán hacerse con colegas, familiares y/o amigos, o aún en soledad si disponemos de más de un dispositivo que pueda conectarse a Internet. Este último caso es muy sencillo de implementar, como sigue:


  1. En el dispositivo A iniciamos una nueva reunión y generamos una invitación (por ejemplo a nosotros mismos).
  2. En el dispositivo B obtenemos la invitación y nos unimos a la reunión.

Obviamente si disponemos de más dispositivos podremos unirnos desde éstos también.


Si los dispositivos están cercanos entre sí podrá producirse un desagradable sonido de acople acústico. Esto se debe a que los aparatos podrían "oírse" unos a otros generando una realimentación positiva. Puede evitarse si bajamos al mínimo el volumen de sus parlantes o si los separamos, posiblemente en distintos ambientes.


Durante estas pruebas sugerimos experimentar, entre otras:


  • Alternar distintos modos de pantalla (Galería / Hablante)
  • Apagar y encender el micrófono
  • Apagar y encender el video
  • Visualizar lista de participantes
  • Generar más invitaciones
  • Enviar mensajes de chat
  • Compartir (desde un móvil puedn compartirse imágenes y documentos, mientras que desde una PC/notebook pueden compartirse y hasta controlarse remotamente aplicaciones en vivo, por ejemplo la edición de un documento de Office)


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